Combien de temps garder les documents professionnels ?

On trouve facilement sur internet les durées légales de conservation des documents administratifs personnels, mais quid des papiers de l’entreprise ?

Les livres, registres, documents ou pièces sur lesquels peuvent s’exercer les droits de communication, d’enquête et de contrôle de l’administration doivent être conservés pendant un délai de 6 ans à partir de la dernière opération mentionnée sur les livres ou registres ou de la date à laquelle les documents ou pièces ont été établis.

Par exemple, les éléments concernant les revenus de 2015, déclarés en 2016, doivent être conservés jusqu’à fin 2021.

TYPE DE DOCUMENTDUREE DE CONSERVATIONTEXTE DE REFERENCE
contrat ou convention conclu dans le cadre d’une relation commerciale, correspondance commerciale5 ansart. L.110-4 du code du commerce
garantie pour les biens ou services fournis au consommateur2 ansart. L.137-2 du code de la consommation
contrat conclu par voie électronique (à partir de 120 €)10 ans à partir de la livraison ou de la prestation
art. L.134-2 du code de la consommation
contrat d’acquisition ou de cession de biens immobiliers et fonciers30 ansart. 2227 du code civil
document bancaire (talon de chèque, relevé bancaire…)5 ansart. L.110 du code du commerce
document de transport de marchandise5 ansart. L.110 du code du commerce
déclaration en douane3 ansart. 16 du règlement européen n°2913/92 du Conseil du 12/10/1992
police d’assurance2 ans à partir de la résiliation du contratart. L.114-1 du code des assurances
document relatif à la propriété intellectuelle (dépôt de brevet, marque, dessin et modèle)5 ans à partir de la fin de la protectionart. 2224 du code civil
dossier d’un avocat5 ans à partir de la fin du mandatart. 2225 du code civil
TYPE DE DOCUMENTDUREE DE CONSERVATIONTEXTE DE REFERENCE
livre et registre comptable : livre journal, grand livre, livre d’inventaire…10 ans à partir de la clôture de l’exerciceart. L.123-33 du code du commerce
pièce justificative : bon de commande, de livraison ou de réception, facture client et fournisseur10 ans à partir de la clôture de l’exerciceart. L.123-33 du code du commerce
TYPE DE DOCUMENTDUREE DE CONSERVATIONTEXTE DE REFERENCE
impôt sur le revenu et les sociétés6 ansart. L.102 B du livre des procédures fiscales
bénéfices industriels et commerciaux (BIC), bénéfices non commerciaux (BNC) et bénéfices agricoles (BA) en régime réel6 ansart. L.102 B du livre des procédures fiscales
impôts sur les sociétés pour l’EIRL, des sociétés à responsabilité limitée (exploitations agricoles, sociétés d’exercice libéral)6 ansart. L.102 B du livre des procédures fiscales
impôts directs locaux (taxe foncière, contribution à l’audiovisuel public)6 ansart. L.102 B du livre des procédures fiscales
cotisation foncière des entreprises (CFE) et CVAE6 ansart. L.102 B du livre des procédures fiscales
taxes sur le chiffre d’affaires (TVA et taxes assimilées, impôts sur les spectacles, taxe sur les conventions d’assurance…)6 ansart. L.102 B du livre des procédures fiscales
TYPE DE DOCUMENTDUREE DE CONSERVATIONTEXTE DE REFERENCE
statuts d’une société, d’un GIE ou d’une association (le cas échéant, pièce modificative de statuts)5 ans à partir de la perte de personnalité morale (ou radiation du RCS)art. 2224 du code civil
compte annuel (bilan, compte de résultat, annexe…)10 ans à partir de la clôture de l’exerciceart. L 123-22 du code du commerce
traité de fusion et autre acte lié au fonctionnement de la société (+ documents de la société absorbée)5 ansart. 2224 du code civil
registre des titres nominatifs, registre des mouvements de titres, ordre de mouvements, registre des procès-verbaux d’assemblées et de conseils d’administration5 ans à partir de la fin de leur utilisationart. 2224 du code civil
feuille de présence de pouvoirs, rapport du gérant ou du conseil d’administration, rapport des commissaires aux comptes3 derniers exercicesart. L. 225-117 du code du commerce
TYPE DE DOCUMENTDUREE DE CONSERVATIONTEXTE DE REFERENCE
bulletin de paie (double papier ou sous forme électronique)5 ansart. L. 3243-4 du code du travail
registre unique du personnel5 ans à partir du départ du salariéart. R. 1221-26 du code du travail
document concernant les contrats de travail, salaires, primes, indemnités, soldes de tout compte, régimes de retraite…5 ansart. 2224 du code civil
document relatif aux charges sociales et à la taxe sur les salaires3 ansart. L. 244-3 du code de la sécurité sociale et art. L. 169 A du livre des procédures fiscales
comptabilisation des jours de travail des salariés, sous convention de forfait3 ansart. D. 3171-16 du code du travail
comptabilisation des horaires des salariés, des heures d’astreinte et de leur compensation1 anart. D. 3171-16 du code du travail
observation ou mise en demeure de l’inspection du travail, vérification et contrôle du CHSCT5 ansart. D. 4711-3 du code du travail
déclaration d’accident du travail auprès de la caisse primaire d’assurance maladie5 ansart. D. 4711-3 du code du travail

Les délais sont portés à 10 ans, en cas d’activité occulte : fraude fiscale, travail dissimulé, absence de déclaration, activité illicite… Rendez-vous sur le site du ministère en charge des finances pour en savoir plus sur les délais et modes de conservation des documents.

2016-11-09T18:52:21+00:00